Workshop-Durchführungsbedingungen (WDB)

der Falling Walls Foundation gGmbH, Kochstr. 6-7, 10969 Berlin, für die Planung und Durchführung von YES-Workshops.

1. Geltungsbereich

1.1. Die Falling Walls Foundation gGmbH (nachfolgend „Falling Walls“) ist Initiatorin und Rechteinhaberin des Young Entrepreneurs in Science Programms (nachfolgend “YES” genannt”). Das YES-Programm umfasst u.a. die YES-Methode zur Vermittlung von Inhalten. Die YES-Methode ermöglicht es den entsprechend geschulten Trainer:innen (nachfolgend YES-Trainer genannt), Inhalte anhand der YES-Methode zu vermitteln, insbesondere in YES-Workshops.

1.2. Das Angebot von Falling Walls richtet sich nicht an Verbraucher:innen (§ 13 BGB), sondern an Hochschulen, Universitäten, Forschungseinrichtungen und sonstige Einrichtungen und Unternehmen (nachfolgend zusammenfassend „YES-Partner“ genannt) sowie deren Vertreter:innen und Mitarbeitende.

1.3. Diese Workshop-Durchführungsbedingungen (nachfolgend „WDB“) gelten für sämtliche Willenserklärungen, Verträge, rechtsgeschäftliche und rechtsgeschäftsähnliche Handlungen zwischen Falling Walls, den Trainern und den YES-Partnern sowie den Teilnehmenden. Hiervon abweichende Geschäftsbedingungen finden keine Anwendung, es sei denn, Falling Walls hat der Geltung ausdrücklich schriftlich zugestimmt. Für Trainer, die am „Train the Trainer“-Fortbildungsprogramm von Falling Walls teilgenommen haben, gelten ergänzend die Teilnahme- und Durchführungsbedingungen des „Train the Trainer“-Fortbildungsprogramms.

 

2. Leistungen von Falling Walls und der YES-Partner; Haftung

2.1. Die Leistungen von Falling Walls sind darauf ausgerichtet, den YES-Partnern und den YES-Workshop-Leitern die Planung und Durchführung von YES-Workshops zu erleichtern. Zugleich achtet Falling Walls darauf, dass die methodischen Vorgaben des YES-Programms beachtet werden. Daher stellt Falling Walls den YES-Partnern und YES-Workshop-Leitern das YES-Workshop-Tool für die Anfrage der YES-Workshops zur Verfügung. Falling Walls behält sich aus diesem Grund die Änderung des Formats sowie auch die Absage von YES-Workshops vor.

2.2. Nicht zu den Leistungen von Falling Walls zählen die Bereitstellung der Veranstaltungsräume sowie die Durchführung der YES-Workshops vor Ort. Diese obliegt alleine den YES-Partnern und den YES-Workshop-Leitern

2.3. Falling Walls haftet über die Erbringung ihrer geschuldeten Leistung hinaus nicht für eine etwaige Nichterreichung der mit der Planung und Durchführung der YES-Workshops verfolgten Ziele.

 

3. Nutzerkonto im YES Workshop Tool

3.1. YES-Partner und YES-Trainer können sich mit den jeweils bei uns hinterlegten Mailadressen im YES-Workshop-Tool anmelden. Die Registrierung kann nicht von allein erfolgen, sondern bedarf der vorherigen Freischaltung durch Falling Walls.

3.2. Der YES-Partner ist für den Schutz seiner Zugangsdaten verantwortlich. Die Zugangsdaten sind geheim zu halten und dürfen Dritten nicht zugänglich gemacht werden.

 

4. Terminanfrage

4.1. YES-Workshop-Tool. Termine für Workshops und die Modulzusammensetzung werden von YES-Partnern oder YES-Workshop-Leitern über das YES-Workshop-Tool angefragt.

4.2. Buchungsanfrage. Die Anfrage erfolgt durch dazu befugte Mitarbeiter eines YES-Partners oder YES-Trainer, die einem YES-Partner angehören.

4.3. Modulzusammensetzung. Die YES-Partner und YES-Trainer können im Workshop-Tool die YES-Module nach ihren Bedürfnissen unter bestimmten Kriterien miteinander kombinieren. Dies betrifft nicht die Reihenfolge der Module innerhalb eines Workshops. Die Reihenfolge der Module wird im Nachgang von Falling Walls festgelegt.

4.4. Workshop-Moderation. Ein YES-Workshop muss immer von zwei Trainern durchgeführt werden. Diese sind in der Regel YES-Trainer, können aber auch extern gebuchte Trainer sein, sofern kein YES-Trainer dem durchführenden YES-Partner angehört.

4.5. Anmeldezeitraum. Die Buchungsanfrage soll mindestens acht Wochen vor dem geplanten Termin erfolgen. Falling Walls wird den Termin in der Regel bestätigen, wenn der Anmeldezeitraum von 8-10 Wochen eingehalten werden kann.

4.6. Verbindliche Bestätigung der Anfrage. Die Buchung des Termins ist verbindlich, sobald der Termin durch Falling Walls per E-Mail bestätigt wurde.

4.7. YES-Workshop-Leiter. Im Rahmen der Bestätigung und der Workshop-Vorbereitung legt Falling Walls fest, welche YES-Trainer den YES-Workshop durchführen werden und welcher der Trainer der Workshop-Leiter sein wird. Dieser trägt die Hauptverantwortung für Programm und Ablauf und ist für Falling Walls die Haupt-Kontaktperson.

 

5. Bewerbung des Workshops

5.1. Bereitstellung des Webflyers. Die Bewerbung der Workshops erfolgt standardmäßig über einen von Falling Walls bereitgestellten Webflyer für YES-Partner. Dieser wird in der Regel 8 Wochen vor Workshop-Beginn geliefert.

5.2. Erstellung eines eigenen Webflyers. YES-Trainer erstellen ihren Webflyer standardmäßig selbst. Auch YES-Partner können alternativ eigene Webflyer erstellen. YES-Partner und -Trainer können dazu die YES-Webflyer-Vorlage nutzen und inhaltlich auf ihren Workshop anpassen. Die Verwendung des YES-Kombi-Logos auf dem Webflyer ist zwingend erforderlich. Ein Leitfaden zur Flyer-Erstellung inkl. Kombi-Logo wird auf Anfrage von Falling Walls bereitgestellt. Vor der Veröffentlichung des Webflyers (selbst erstellt oder mit Vorlage) muss die Freigabe durch Falling Walls erfolgen.

5.3. Verwendung des Kombi-Logos. Das YES-Kombi-Logo darf in keiner Weise, weder farblich noch inhaltlich, modifiziert werden.

5.4. Naming des Workshops. Falling Walls legt standardmäßig den Namen des Workshops fest – YES-Partner können diesen in der Bewerbung ihres Workshops ergänzen oder erweitern. YES-Trainer und YES-Partner können alternativ nach Absprache selbst den Titel ihres Workshops festlegen. Dieser muss von Falling Walls freigegeben werden.

5.5. Event auf der YES-Website. Alle YES-Workshops werden auf der YES-Projektwebsite abgebildet und sind generell für PhDs und PostDocs aus ganz Deutschland für die Anmeldung freigegeben. Mehr dazu unter Punkt 6.5.

6. Teilnahme-Anmeldungen; Teilnehmendenkommunikation

6.1. Anmeldemaske. Die Teilnehmenden werden über den Webflyer oder die YES-Website auf die Anmeldemaske von Falling Walls geleitet und registrieren sich auch dort. Dabei muss eine E-Mail-Adresse des Teilnehmenden angegeben werden. Eine Anmeldung ohne die Registrierung über die Falling-Walls-Anmeldemaske ist nicht möglich.

6.2. Anmeldefristen. Aus organisatorischen Gründen ist die Teilnahme-Anmeldung für eine Präsenz-Teilnahme bis fünf Werktage vor dem Workshop-Termin, für die virtuelle Teilnahme bis drei Werktage vor dem Workshop-Termin möglich.

6.3. Anmeldezahlen. Die Mindest-Anmeldezahl liegt für Online- und Präsenz-Workshops bei 15 Anmeldungen. Die maximale Anmeldezahl liegt für Online-Workshops bei 60 Anmeldungen und für Präsenz-Workshops bei 50 Anmeldungen. Für Online- und Präsenz-Workshops liegt die ideale Teilnehmendenzahl bei 20-25 Personen. Falling Walls wird den YES-Partner regelmäßig über den Stand der Anmeldungen informieren. Für von YES-Trainern geleitete Workshops sind diese Zahlen als Richtwerte zu verstehen.

6.4. Anmeldebestätigung. Die Anmeldebestätigung erfolgt standardmäßig durch das Teilnehmenden-Management von Falling Walls. Hierbei werden den Teilnehmenden per Mail die Details zum jeweiligen Workshop, die Zoomlinks oder Workshop-Adresse und Informationen über Hygienemaßnahmen bereitgestellt.

6.5. Teilnehmendenkommunikation. YES-Workshop-Leiter übernehmen die Teilnehmendenkommunikation selbst. Sie erhalten dazu Vorlagen zur Teilnehmendenkommunikation anhand des separaten Leitfadens für YES-Trainer. Im Leitfaden finden sich auch Hinweise für die YES-Trainer zum Datenschutz als gemeinsame Verantwortliche mit Falling Walls.

• Hinweis: Zum Zwecke der Durchführung des YES-Workshops kann es auch notwendig sein, personenbezogene Daten der Teilnehmer an die YES-Partner und die Workshop-Leiter zu übermitteln, um den reibungslosen Ablauf der Workshops zu gewährleisten. Diese Daten werden ausschließlich zum Zweck der Organisation und Durchführung der Workshops verwendet und sind somit auf das notwendige Minimum beschränkt. Mit der Anmeldung zu den Workshops stimmen die Teilnehmer der Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten an die YES-Partner und die Workshop-Leiter im Zusammenhang mit den Workshops zu. Personenbezogene Daten werden nicht an unbefugte Dritte weitergegeben.

6.6. Qualifikation der Teilnehmenden. Die Anmeldung ist in der Regel für alle qualifizierten Bewerber, unabhängig von ihrer Herkunft und Institution, geöffnet. Voraussetzung für die Teilnahme an YES-Workshops ist eine Promotion. Diese sollte in der Regel nicht länger als 5 Jahre zurückliegen.

6.7. Auswahl der Teilnehmenden. Die Auswahl der Bewerber durch Falling Walls oder den YES-Workshop-Leiter soll nach dem “First come-first served-Prinzip” erfolgen. Bewerber der ausrichtenden Partnerinstitutionen dürfen bevorzugt werden. Bei der Auswahl soll auf ein ausgeglichenes Gender-Verhältnis geachtet werden.

6.8. Ablehnung von Anmeldungen. Ein Anspruch auf Teilnahme besteht nicht. Falling Walls behält sich insbesondere vor, Anmeldungen abzulehnen, wenn der Kurs bereits ausgebucht ist oder aus der Anmeldung nicht hervorgeht, dass der Teilnehmende über das erforderliche akademische Profil zur Teilnahme verfügt.

6.9. Kostenfreiheit. Die YES-Workshops sind für Teilnehmende kostenfrei. Es ist den YES-Trainern und YES-Partnern ausdrücklich nicht gestattet, eine Teilnahmegebühr zu verlangen und/oder sonstige kostenpflichtige Leistungen im Rahmen des Kurses anzubieten und/oder zu bewerben.

 

7. Catering / Räumlichkeiten

7.1. Grundausstattung. Räumlichkeiten können seitens des YES-Partners gestellt oder optional über Falling Walls angefragt werden. Zu den Standards für Workshop-Durchführungen gehört folgende Grundausstattung für Räumlichkeiten.

• großzügige Fläche mit Platz zum kreativen Arbeiten in vier bis sechs Kleingruppen
• Theaterbestuhlung für circa 25 Personen vor der Leinwand.
• Wlan, Beamer oder entsprechende Bildschirme
• 1 Stehpult für den Laptop
• 1 Flipchart mit Papier
• 6 bespannte Stellwände/Pinboards mit Magneten bzw. Stecknadeln
• Idealerweise Moderationskoffer (mit Post-Its, Klebepunkte, Klebeband)
• Idealerweise Prototyping-Box mit folgenden Inhalten (Orientierungshilfe):
  • 3× Post-it klein 76×76mm; 6er Pack
  • 3× Post-it mittel 76×127mm 6er Pack
  • 1× Post-it groß 203×152mm 4er Pack
  • 12× Whiteboard Marker (6× schwarz; je 2× orange, grün, blau)
  • 20× Pentel Sign Pen (8× schwarz; je 4× rot, grün, blau)
  • 1× Pkg. mit 4 Bogen Markierungspunkte mittel (bunt)
  • 1× Washi-Tape / Bastelklebeband (div. farben) Pkg. mit 4 Bogen
  • 3× Markierungspunkte mittel (bunt)
  • 1× Washi-Tape / Bastelklebeband (div. farben)
  • 1× Bogen Braunpapier 70×100cm
  • 1× Maler-Tape
  • 2× Packung bunte Strohhalme
  • Packung mit Doppelfasermalern
  • Lego Classic Paket 10693
  • Lego Classic grüne
  • Grundplatte
  • PlayMais Basic Small
  • Play-Doh (80g, div. Farben) 4er Pack

7.2. Versammlungsstättenverordnung. Die Räumlichkeiten müssen den Anforderungen der jeweils gültigen Versammlungsstättenverordnung entsprechen, sofern diese auf die Räumlichkeiten Anwendung finden.

7.3. Aufsteller. Falling Walls stellt den YES-Partnern im Downloadbereich eine digitale, druckfertige Vorlage für einen Aufsteller/Rollup zur Verfügung. Es wird dem YES-Partner empfohlen, mindestens einen Aufsteller/Rollup rechtzeitig auf seine Kosten herstellen zu lassen und an geeigneter Stelle im Workshop-Raum für die Teilnehmenden sichtbar für die Dauer des Workshops aufzustellen.

 

8. Änderung des Workshop-Formats

8.1. Falling Walls behält sich vor, geplante Präsenz-Workshops im Fall von neuen COVID-Beschränkungen entsprechend den folgenden Kriterien auf Online-Workshops umzustellen.

• Das Offline-Format wird entsprechend des Online-Modulbaukastens umgestellt. Dies kann zu Änderungen an den Kursinhalten und dem Ablauf führen.
• Falling Walls wird die Teilnehmenden über die Änderung informieren.
• Falling Walls kann den Workshop bei zu geringem Interesse an dem Online-Format absagen.
• Falling Walls wird die Umstellung in der Regel zwischen 21 und 14 Tagen vor dem Workshop mitteilen, die Mitteilung kann jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt erfolgen.
• Falling Walls wird die Coaches darüber informieren.
• Falling Walls storniert ggf. das Catering und die Location, sofern von Falling Walls organisiert und gebucht.
• Falling Walls informiert die Role Models sofern von Falling Walls organisiert.
• Der ausrichtende YES-Partner informiert ggf. die Jury und die Rolemodels über die Änderung.

9. Absage eines Workshops

9.1. Absage. Falling Walls ist jederzeit berechtigt, den Workshop abzusagen. Ein YES-Trainer ist nicht dazu befugt, einen Workshop abzusagen.

9.2. Absage aufgrund geringer Anmeldungen. Falling Walls wird die Durchführung des Workshops in der Regel absagen, wenn bis zu einem Zeitpunkt von 2 Wochen vor dem Termin die Mindest-Anmeldezahl (Ziffer 6.3) nicht erreicht wurde.

9.3. Krankheitsfall des Trainers. Der Trainer ist verpflichtet, Falling Walls sowie den für einen Workshop eingeplanten weiteren Trainer unverzüglich zu informieren, sofern der Trainer infolge von Krankheit an der Durchführung des Workshops verhindert ist. Falling Walls wird in diesem Fall darüber entscheiden, ob der Workshop abgesagt oder mit einem anderen YES-Trainer durchgeführt wird.

9.4. Informierung der Teilnehmenden. Im Falle der Absage werden die Teilnehmenden durch Falling Walls über die Absage informiert sowie auf deren Wunsch auf einen anderen YES-Workshop umgebucht.

9.5. Stornierungsgebühren. Es entstehen Falling Walls in der Regel keine Stornierungsgebühren, wenn alle Fristen und Absprachen eingehalten werden.

 

10. Nachbereitung des Workshops

10.1. Teilnahmezertifikat. Die Teilnehmenden erhalten ein Teilnahmezertifikat durch Falling Walls. Bei kürzeren Digitalformaten (unter 4h) werden keine Teilnahmezertifikate ausgestellt. Ob ein Teilnehmender den Workshop erfolgreich abgeschlossen hat, wird durch Falling Walls oder die YES-Workshop-Leiter entsprechend folgender Kriterien geprüft und dokumentiert:

• bei eintägigen Workshops Anwesenheit jeweils 1x am Vormittag und 1x am Nachmittag messen; Anwesenheit in beiden Tageshälften notwendig;
• bei halbtägigen 1×/Tag;
• bei mehrtägigen Workshops mind. 2/3 Teilnahme notwendig.

10.2. Evaluation. Es ist für Falling Walls von besonderer Bedeutung, dass am Ende des Workshops der Evaluationslink von YES mit den Teilnehmenden geteilt wird. Dadurch sollen Daten erhoben werden, die zur Messung der Projektwirksamkeit erforderlich sind. Die Workshop-Leiter sind verpflichtet, die Teilnehmenden aktiv zur Evaluation aufzufordern.

 

11. Reisekosten für YES-Trainer

11.1. Reisekosten. Mindestens ein YES-Trainer soll am Ausrichtungsort institutionell verankert sein. Für diesen werden keine Reisekosten übernommen. Falling Walls übernimmt die Reisekosten für einen YES-Trainer, falls dieser anreisen muss, nach vorheriger Absprache.

11.2. Belege. Die Reisekosten können von Falling Walls nur gegen Vorlage von Belegen nach Einreichung der Originalbelege bzw. Online-Tickets innerhalb von 4 Wochen nach dem Event übernommen werden. Das Angebot zur Erstattung von Reisekosten gilt für:

• Fahrten innerhalb von DE zwischen Wohnort und Workshop-Ort.
• Zugtickets 2. Klasse.
• Tickets für den Fernbus.
• Tickets des öffentlichen Nahverkehrs.
• Autofahrten gemäß des Bundesreisekostengesetzes.
• Parkgebühren.

 

12. Haftung für Inhalte

12.1. Sofern der Trainer über die YES-Materialien hinaus Inhalte (Texte, Bilder, Daten, etc.) zur Durchführung des Workshops nutzt und/oder den YES-Materien Inhalte hinzufügt, steht der Trainer dafür ein, dass diese Inhalte keine Rechte Dritter verletzen. Für den Fall, dass Dritte wegen dieser Inhalte berechtigte Ansprüche gegen Falling Walls geltend machen, ist der Trainer verpflichtet, Falling Walls von diesen Ansprüchen freizustellen. Der Trainer übernimmt auch die Kosten für die Rechtsverteidigung.

 

13. Vertraulichkeit

13.1. Über vertrauliche Informationen von Falling Walls haben der YES-Partner und die Trainer auf unbestimmte Zeit strengstes Stillschweigen zu bewahren. Als vertraulich gelten alle Inhalte, die als „vertraulich“ oder mit einem vergleichbaren Hinweis gekennzeichnet sind.

13.2. Das aus dem YES-Workshop-Tool erkennbare Konzept des Online-Modulbaukastens durch Mitarbeitende im Auftrag von Falling Walls entwickelt, weshalb Falling Walls hieran Rechte als Datenbank und Know How von Falling Walls beansprucht. Das Konzept des Online-Modulbaukastens gilt auch ohne besondere Kennzeichnung als „vertraulich“ und darf durch die YES-Partner und YES-Trainer daher weder kopiert noch auf sonstige Art und Weise ohne Zustimmung von Falling Walls übernommen werden.

 

14. Schlussbestimmungen

14.1. Sollten einzelne oder mehrere Bestimmungen dieser WDB unwirksam oder ungültig sein, bleibt die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen dieser WDB dadurch unberührt. Die ungültigen oder unwirksamen Bestimmungen sind so auszulegen oder zu ersetzen, dass sie dem angestrebten Zweck der betroffenen Bestimmung am ehesten entsprechen, insbesondere ihrem wirtschaftlichen Zweck.

14.2. Die Falling Walls ist berechtigt, diese WDB jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu ändern. Es ist die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses gültige Version dieser WDB anwendbar.

 

15. Rechtswahl und Gerichtsstand

15.1. Ist der Teilnehmende, Trainer oder der YES-Partner Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle etwaigen Streitigkeiten aus der Geschäftsbeziehung mit Falling Walls nach Wahl von Falling Walls der Sitz von Falling Walls oder der allgemeine Gerichtsstand des Teilnehmenden, Trainers oder des YES-Partners. Für Klagen gegen Falling Walls ist in diesen Fällen jedoch der Sitz von Falling Walls ausschließlicher Gerichtsstand. Zwingende gesetzliche Bestimmungen über ausschließliche Gerichtsstände bleiben von dieser Regelung unberührt.

15.2. Dieser Vertrag unterliegt deutschem Recht unter Ausschluss des Internationalen Privatrechts und UN-Kaufrechts.